Kilpailujen järjestäminen
Toimihenkilöt - ja HEIDÄN TEHTÄVÄNSÄ RATSASTUSKILPAILUISSA
Ilman toimihenkilöitä ei ole kilpailuja!
Eri tason kilpailuissa (harjoitus, seura, alue, kansallinen, kansainvälinen) tarvitaan erilainen määrä toimihenkilöitä ja talkooväkeä. Myös kilpailun lähtijämäärä vaikuttaa tähän.
Kaikissa kilpailuissa (este, koulu, kenttä...) on osittain samoja toimihenkilöitä, mutta osa toimihenkilötehtävistä on vain tiettyä lajia varten. Esim. sekä este- että koulukilpailuissa on kanslia, mutta vain estekilpailuissa tarvitaan ajanottajia.
Omalla toimihenkilöistä tulee olla voimassaoleva SRL:n toimihenkilölisenssi, jonka aktivoiminen edellyttää jatkuvaa toimintaa omassa tehtävässään ja kouluttautumista liiton koulutuksissa (tuomarit, ratamestarit, stewardit).
Osalta vaaditaan ammattipätevyyttä (kengittäjä, eläinlääkäri, lääkäri) tai jotain suoritettua tutkintoa (hygieniapassi, ensiaputaito EA1 tai EA2, turvallisuusvastaava, järjestyksenvalvojat).
Osalta taas riittävää ratsastuksen sääntötuntemusta ja lajin tulospalveluohjelmien hallintaa (kilpailun johtaja, kanslia- ja tulospalveluvastaavat).
Suurimmalta osalta edellytetään vain intoa olla mukana yhteisessä panostuksessa kilpailuiden toteuttamiseksi itse kisapäivänä, sitä ennen ja sen jälkeen.
Toimihenkilöt ovat vakuutettuja:
SRL:n tapaturmavakuutus kattaa SRL:n jäsenseurojen, sen hyväksymien ratsastuskoulujen ja harrastetallien talkooväelle kilpailujärjestelyissä tapahtuvan tapaturman kuluja vakuutusehtojen mukaisesti.
Kaikkien toimihenkilöiden velvollisuudet:
* Ilmoittautuminen kilpailupäivänä paikan päällä kilpailujenjohtajalla tai kansliaan
* OLE AJOISSA PAIKALLA, se on kohteliasta kilpailijoita, tuomareita ja kaikkia muita toimihenkilöitä kohtaan. Jos ei erikseen ole sovittu aikaa niin ole paikalla n. ½ h ennen kilpailujen alkua.
* Jos olet ilmoittautunut toimihenkilöksi, mutta et pääse paikalla esim. sairauden takia, yritä hankkia itse tilallesi joku. ILMOITA asiasta joka tapauksessa ajoissa kilpailujen johtajalle tai kansliaan.
* Ilman toimihenkilöitä emme voi järjestää kilpailuja, joten sekä kilpailemaan että kilpailuja seuraamaan haluavat voivat muistaa tämän ilmoittautumalla johonkin toimihenkilötehtävään kilpailun aikana. Jotta kilpailijat saisivat keskittyä lähinnä kilpailemiseen, VAPAAEHTOISET toimihenkilöt ovat tärkeä joukko. Yhdessä saamme aikaan toimivat, turvalliset ja mukavat kilpailut!
Kaikissa kilpailulajeissa tarvitsemme seuraavat toimihenkilöt:
KILPAILUJEN JOHTAJA
- Tekee kisat ja vastaa kaikesta, luovuttaa valmiit kilpailut kisojen TPJlle
- Vastaa kilpailukutsun, kilpailujen aikataulun, turvallisuussuunnitelman ja muiden vastaavien asiakirjojen laatimisesta sekä noudattamisesta, hoitaa kilpailujen yleisjärjestelyt ja valvoo toimihenkilöiden toimintaa. Hän vastaa siitä kilpailun läpiviemiseen liittyvästä toiminnasta, joka ei kuulu tuomariston toimivaltaan.
- Hommaa talkooporukkaa ja ilmoittaa ajankohdista. Jakaa toimihenkilötehtävät. (Jos on erillinen toimihenkilöpäällikkö nämä tehtävät kuuluvat hänelle.)
- Tilaa ATUn ja muut tarvittavat laitteistot
- Hommaa sponsorit ja myy luokkia (Jos on erillinen talouspäällikkö nämä tehtävät kuuluvat hänelle.)
- VASTAA ETTÄ KAIKKI MUUT TOIMIHENKILÖT OSAAVAT JA TEKEVÄT TEHTÄVÄNSÄ
- On stressaantunut ja kiireinen – niin ennen kisoja kun kisan aikanakin.
- Täyttää kisojen jälkeen TPJn kanssa SRL:lle menevät palautelaput kaikista alue ja kansallisista kisoista.
TUOMARISTON PUHEENJOHTAJA (TPJ, lisenssi)
- On tuomariston jäsen ja vastaa kisojen laillisuudesta
- Ottaa vastaan valmiit kisat kilpailujenjohtajalta
TUOMARISTO (lisenssi)
- Tuomariston määrän ratkaisee kisojen lähtijämäärä; kts. SRL:n kilpailusäännöt KS I yleinen osa ja kunkin lajin omat lajisäännöt, sekä Kilpailujen järjestämismääräykset ja ohjeet
- Omaavat ko. kilpailulajin tuomarilisenssin/pätevyyden
STEWARDI (lisenssi)
- Alue- ja kansalliset kisat
- Huolehtii, että hevosia ei kohdella sopimattomasti kilpailualueella, valvoo TPJ:n (TPJ =tuomariston puheenjohtaja) ohjeiden mukaisesti kilpailusääntöjen noudattamista, varmistaa yhdessä järjestäjän kanssa kilpailualueen turvallisuuden (esim. jabatallialue, hevosten ja yleisön kulkureitit), avustaa eläinlääkäriä mahdollisissa hevostarkastuksissa ja dopingnäytteiden ottamisessa, auttaa järjestäjää ja kilpailijoita, muut TPJ:n osoittamat tehtävät.
TURVALLISUUSVASTAAVA (koulutus)
- Laatii kilpailuihin turvallisuussuunnitelman, josta ilmenee vastuuhenkilöt ja heidän yhteystietonsa (ensiaputaitoiset henkilöt, eläinlääkäri, lääkäri, kengittäjä jne.)
- Toimittaa suunnitelman ennen kilpailuja pelastuslaitokselle, tuomareille, stewardeille, eläinlääkärille, EA henkilöille ja muille tarpeellisille tahoille
- Hommaa paikalle tarvittavan määrän järjestysmiehiä ja ohjeistaa heidät
- Tekee yleisötapahtumailmoituksen (poliisin huviluvan)
- Huolehtii että EA tarvikkeet ovat ajan tasalla ja paikallaan
KANSLIAVASTAAVA (koulutus)
- Ottaa vastaan maksut sekä lähtöjen peruutukset ja jälki-ilmoittautuneet sekä tiedottaa lähtömuutoksista muita toimihenkilöitä. Huolehtii palkinnoista (rahat/esinepalkinnot, ruusukkeet) sekä tarkastaa rokotustodistukset (myös stewardi tms.)
- On paikalla riittävän ajoissa – sääntöjen mukaan kanslia aukeaa tunti ennen kisojen alkamista (=kaikki on kunnossa) ja lähtee sitten kun kisat on ohi (muistaa myös protestiajan) ja kassa on laskettu.
- Huolehtii että kansliasta löytyy: lähtölistat, tulokset, lukittava kassa, kyniä, laskimia, käsiohjelmia, kuittivihko, vaihtokassa ja sekalainen kokoelma toimistotarvikkeita
- Laskee tuomareille ja muille toimijoille palkkiot – SRLn valmis matkalaskupohja
- On iloinen ja luo kisojen ilmapiirin ja vastaa kaikkiin kilpailijoiden kysymyksiin ja konsultoi tarvittaessa muita toimijoita ja kilpailujenjohtajaa
- Toimii yleensä kisojen info-pisteenä
- Toimittaa kisojen lopuksi kilpailujen johtajalle lasketun kassan ja kuitit
EQUIPE/KIPA/MAKSUTURVA –VASTAAVA (koulutus)
- Huolehtii kilpailujenjohtajan kanssa kutsun Kipaan hyvissä ajoin ennen kilpailua ja ilmoittaa siitä liittoon (hyväksyntä)
- Ottaa vastaan ilmoittautumiset, laatii aikataulut ja lähtölistat ja toimittaa ne Kipaan/nettiin AJOISSA
- Huolehtii pöytäkirjat valmiiksi (kaikissa lajeissa!)
- Toimii myös tulospalvelun vastaavana henkilönä ja huolehtii, että tulospalvelussa on riittävästi ihmisiä ja he osaavat käyttää ohjelmia
- Yhdessä apulaisineen tulostaa tuloksia ja muita kaavakkeita tarpeen mukaan
- Toimittaa tulokset Kipaan/nettiin kilpailuiden jälkeen
- Maksaa Kipasta rahapalkinnot ja tilittää loput rahat järjestäjälle ja liitolle
- VASTAA MYÖS KAIKISTA TARVITTAVISTA KORJAUKSISTA -> TULOKSET JA MAKSUT OLTAVA OIKEIN ENNEN JULKAISUA JA MAKSUA!!!
TIEDOTTAJA
- Tiedottaa tapahtumista hyvissä ajoin etukäteen medialle (lehdistö, radio)
- Muutama päivä ennen kisoja tiedottaa lähtölistoista, aikatauluista, mahdollisista haastateltavista/seurattavista ratsukoista (esim. paikalliset ratsukot)
- Kilpailujen aikana opastaa median edustajia paikan päällä tarvittaessa tai kirjoittaa lehtijutun itse
- Toimittaa tulokset välittömästi kilpailuiden päätyttyä medialle lehdistömuodossa
- MUISTA KRIISITIEDOTUS – TPJn JA KILPAILUN JOHTAJAN KAUTTA, KUKA PÄÄTTÄÄ MITÄ TIEDOTETAAN kts. SRLn erilliset kriisitiedotusohjeet
KUULUTTAJA
- Huolehtii että kuulutuslaitteisto on toimintavalmiudessa
- Kuuluttaa kilpailun tiedot ja kertoo faktat selkeästi
- Kuulutustyyli asiallinen, mutta vapaa: ”Seuraavana ratsastaa Ritva Ratsastaja hevosella Ratsu Reilusta Ratsastusseurasta, valmistautuvat Leena Laukkaaja ja Kalle Kävelijä”
- Kuuluttaa kilpailujen tilannetta (sijoituksissa kiinni olevat ratsukot, jäljellä olevat ratsukot jne.)
- Kuuluttaa poisjäännit ja muut muutokset lähtölistoissa
- Tarvittaessa kertoo ratsukon taustatietoja, jos niitä on saatavilla
- Estekilpailuissa: KOELIPUTUS suoritetaan joka luokan alussa, kuuluttaja pyytää eri linjojen liputtajia nostamaan lipun ylös. Tällä kerrotaan ajanottajille, ketä liputtajaa kukin seuraa.
- MUISTA KRIISITIEDOTUS – TPJn JA KILPAILUN JOHTAJAN KAUTTA, KUKA PÄÄTTÄÄ MITÄ KUULUTETAAN kts. SRLn erilliset kriisitiedotusohjeet
MUSIIKKI VASTAAVA
- Hoitaa levyt paikalle (pitäisi olla alkuperäisiä)
- SRL on maksanut Gramex ja Teosto maksut
- Hoitaa musiikin soiton ja palkintomusiikit
- Koulukisoihin mielellään musiikkia missä ei laulua tai vain huomaamatonta sellaista
- 0-rata musa?
PALKINTOSIHTEERI
- Avustaa tuomariston edustajaa palkintojenjaossa ja huolehtii, että ruusukkeet ja muut palkinnot ovat valmiina
- Nykyään käytäntö alkaa olla että palkintoruusukkeet laitetaan hevosille valmiiksi ennen palkintojen jakoon saapumista – vastaa tästä yhdessä stewardien kanssa
- Ilmoittaa kuuluttajalle kuka tuomareista on tulossa palkintojen jakoon
RADAN RAKENTAJAT JA PURKAJAT
- KAIKKI tervetulleita (kilpailijat, vanhemmat, kaverit, tuntiratsastajat, yksityishevosten omistajat, alkeistuntilaiset jne.)
- Estekilpailuissa ratamestari johtaa radan rakennusta, koulukilpailuissa yleensä joku muu kokenut henkilö
- Radat rakennetaan edellisenä päivänä kun pohjan huollot on tehty, kilpailujenjohtaja ilmoittaa paikan ja ajan
- Purku tapahtuu heti kun on mahdollista kisojen jälkeen, kuitenkin niin että tavarat tulevat omille paikoilleen
RADAN HUOLTO-VASTAAVA
- Huolehtii ajoissa etukäteen kilpailujen johtajan kanssa huoltotöistä
- Kastelee tarvittaessa ja huolehtii että kastelulaitteisto on kunnossa
- Lanaa tarvittaessa ja huolehtii että lanaukseen tarvittavat laitteet ovat paikanpäällä (mönkijä/traktori)
- Tarvitaanko jyrää tai suolausta – hankkii ajoissa!!!
LIIKENTEENVALVOJAT
- Tarvitaan silloin, kun kilpailuihin on tulossa ulkopuolisia osallistujia
- Ohjaavat yleisön ja kilpailijat autoineen turvallisuussuunnitelman mukaisesti, avustavat tarvittaessa myös autojen siirrossa
- Hätätapauksessa he ohjaavat ambulanssin ja/tai paloauton tapahtumapaikalle ja turvaavat heidän toiminnan
- Ovat paikalla hyvissä ajoin ennen kilpailuja n.1,5h ennen, voivat poistua sopimuksen mukaan jo ennen kisojen loppua
- Huolehtivat että viitoitukset ovat kunnossa
TALLIMESTARI
- Vastaa tallialueesta
- Huolehtii karsinakartat ja aluekartat tehdyksi ja paikalleen
- Nimikyltit karsinoihin
- Yleiset ohjeistukset ja turvallisuus
- On paikalla ennen kun ekat kisahevoset saapuu ja lähtee kun viimeiset on lähteneet
- Jos kisapaikalla on kilpailijoiden hevosia yötä täytyy talliin järjestää myös yövalvonta, huom on oltava täysi-ikäinen -> Stewardit apuna jo suunnittelussa!
KAHVIO
- Hygieniapassin omaava
- Suunnittelee yhdessä kilpailujen johtajan kanssa myös toimihenkilöruokailut
- Tekee tarvittavat hankinnat riittävän ajoissa
- Hoitaa tarvittavat viranomaisilmoitukset ajoissa kuntoon
ELÄINLÄÄKÄRI
- kansalliset estekisat, kts. myös kenttä-, valjakkoajo- ja matkaratsastussäännöt
- Aluekisoista tehtävä ilmoitus päivystävälle
- Paikalla jo ekassa verkassa
LÄÄKÄRI TAI AMBULANSSI
- Alue- ja kansallisissa estekisoissa
- Paikalla jo ekassa verryttelyssä
KENGITTÄJÄ
- Isommissa kisoissa ainakin puhelinsoiton päässä
- kansalliset estekisat, kts. myös kenttä-, valjakkoajo- ja matkaratsastussäännöt
HEVOSAMBULANSSI
- Traileri ja sopiva vetoauto lähtövalmiina kentän laidalla viemään ratsu klinikalle
- HUOM. avain virtalukossa!!
MUITA TEHTÄVIÄ:
Arpajaisvastaava
- kerjää arpajaispalkintoja ympäri kyliä
- organisoi väkeä myymään arpoja (tarjoamaan niitä aktiivisesti, ei vaan seisoskelemaan ns. tumput suorina tai touhuilemaan omiaan)
- laittaa palkinnot esille
Siivousvastaava
- huolehtii myös että wc papereita yms on riittävästi
- nakittaa kaikki mukaan siivoamaan ajoissa ennen ja heti jälkeen kisojen