Uuden tietosuoja-asetuksen tuomat toimenpiteet

Sähköpostinsa antaneille jäsenille on lähetetty oheinen sähköposti tänään 23.5.2018. Sen myötä odotamme jäsenen vastausta 1.6.2018 asti.

Jäsenillemme: 

“EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679 (GDPR) soveltaminen alkaa 25.5.2018. Tietosuoja-asetuksen tarkoituksena on parantaa EU-kansalaisten henkilötietojen suojaa. Henkilötietoja ovat kaikki ne tiedot, joista henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi nimi, henkilötunnus, ikä, puhelinnumero ja osoite. Henkilörekisterejä taas ovat kaikki listat ja muut materiaalit, joissa tällaisia henkilötietoja esiintyy. “ (Fred Sundwall, SRL, ratsastus.fi)

On useita tahoja, keitä tämä tietosuoja-asetus koskettaa. Ratsastusurheilun ja SRL:n osalta parasta ehkä on, että käy tutustumassa itse asiaan: http://www.ratsastus.fi/gdpr . Olemme päivittäneet hyödyllisiä ja asiaan liittyviä dokumentteja ja linkkejä: https://www.riihimaenratsastajat.fi/jasenyys/rekisteriselosteet-tietosuojasel/

Me tarvitsemme Teiltä kirjallisen suostumuksen siihen, että saamme käsitellä ja kerätä henkilötietojanne - mieluiten pikaisesti, jotta saamme omat tietojenkäsittelymme ajan tasalle.

Teidän tulee ymmärtää, että seuran toiminnan nimissä keräämme ja käsittelemme yhteystietojanne; me käsittelemme niitä asianmukaisesti ja niitä ei luovuteta ylimääräisille osapuolille ilman Teidän hyväksyntäänne.

Muistuttaisimme tässä tilanteessa muutamasta asiasta: meillä on Whatsapp-ryhmiä, joissa on esimerkiksi junioreita, sitten on Facebookissa erilaisia kisa- ja tapahtumavalokuva-albumeita, jäsenrekisteri, kilpailijarekisteri, kilpailuluparekisteri, joitakin yhteystietoja on kerätty myös harjoituskilpailuista, on myös toimihenkilörekistereitä ja -listoja, sekä Facebook-, että Whatsapp-ryhmiä (nimenomaan toimihenkilöille). Jäsenpostilla tiedotetaan ajankohtaisista asioista, kuten myös muutoksista, toisinaan markkinoimme seuran jäsenille yhteistyötahojemme tuotteita tai tapahtumia. Huom. me otamme aina yhteistyökumppaniltamme informaation ja jaamme sen yksityisesti omille jäsenillemme - emme anna yhteystietojanne yrityksille. On myös huomattava, että hallituksen jäsenet ovat erityisesti esillä verkkosivuilla yhteystietoineen. Seuran puhelimessa on tiettyjä yhteystietoja, kuten sähköpostissakin.

Ensiarvoisen tärkeää on siis ymmärtää, että henkilötietoja käsitellään ja kerätään seuran toiminnan takaamiseksi, yhtä lailla myös sujuvan tiedonkulun vuoksi, niin seurasta jäseneen, kuin seurasta kattojärjestöön.

Uutena asiana tämä tietosuojauudistus aiheuttaa päänvaivaa vähän jokaisessa osoitteessa, joten olkaa yhteydessä meihin tai suoraan Ratsastajainliittoon, jos teillä on kysyttävää.

Mitä Teiltä edellytetään? Kirjoittakaa rira1935@gmail.com sähköpostiin vastine: “Ymmärrän uuden EU:n yleisen tietosuojalain tuomat muutokset ja hyväksyn ne. Oma nimi.” Jos taloudessa on useampi jäsen, tulee kaikkien jäsenten nimet mainita.

Jos joku jättää vastaamatta yllä mainitulla tavalla, me joudumme toimimaan uuden tietosuojalain edellyttämällä tavalla ja poistamaan ko. henkilön yhteystiedot. Näin ollen hän ei saa jäsenpostia ja hänen ajan tasalla pysyminen riippuu täysin hänen omasta aktiivisuudestaan seuran tiedotuskanavien seurannassa. Emme voi osaltamme enää edesauttaa siinä jos tulee tilanne, että meidän täytyisi saada jäsen puhelimen päähän tai sähköpostilla kiinni. Aivan kaikkia worst case scenarioita en saa välttämättä tässä yhteydessä päähäni. Viimeinen takaraja vastauksellenne on 1.6.2018.

Olemme saaneet tietoa, jonka mukaan meitä päivitetään asian tiimoilta vielä kuluvana vuonna, eli tämä muutos saattaa tuoda mukanaan muitakin asianhaaroja vielä esille tulevaisuudessa. Mm. Olympiakomitea antaa omia ohjeistuksiaan ja informaatioita myöhemmin tämän vuoden puolella.

Katsokaa lisäinformaatiota verkkosivuiltamme kohdan Jäsenyys alta. Valitkaa sieltä Rekisteriselosteet, tietosuojaselosteet ja yksityisyyden suoja. 

Mikäli et ole saanut tällaista sähköpostia laisinkaan sähköpostiisi ja olet kuitenkin jäsenmaksusi maksanut, ota yhteys eevatorttila@gmail.com.